Як зупинити інформаційне цунамі в офісі? Все про систему KYOСERA Managed Document Services

Опубліковано: Вівторок, 19 Грудень, 2017 at

Іноді здається, що для кардинальної оптимізації документообігу та поліпшення роботи в офісі необхідно докласти масу зусиль. Різноманітність офісної техніки, складність внутрішніх мереж і управління ними, безліч різних операцій, які виконують з вхідними та вихідними даними працівники офісу представляються непрохідним лабіринтом, в якому вирує інформаційне цунамі. Однак універсальне рішення є – його розробила компанія KYOCERA, назвавши MDS (Managed Document Services). Іноді здається, що для кардинальної оптимізації документообігу та поліпшення роботи в офісі необхідно докласти масу зусиль.Різноманітність офісної техніки, складність внутрішніх мереж і управління ними, безліч різних операцій, які виконують з вхідними та вихідними даними працівники офісу представляються непрохідним лабіринтом, в якому вирує інформаційне цунамі. Однак універсальне рішення є – його розробила компанія KYOCERA, назвавши MDS (Managed Document Services).

MDS – глобальна відповідь на питання про оптимізацію документообігу

Насиченість і технічна складність документообігу в офісі сучасної компанії або виробничого майданчика сьогодні вкрай висока. Без особливих методів його оптимізації всім залученим в процес співробітникам доводиться витрачати непропорційно багато сил і коштів на найпростіші операції. Зростаюча складність впливає і на ринкові показники бізнесу: як показує статистика, погано продумане інформаційну взаємодію всередині компанії, неекономна друк документів і ситуаційне обслуговування технічної бази офісної техніки може «з’їдати» до 2-5 відсотків прибутку.

Тим часом, ось уже понад 10 років існують різні схеми і системи зі структурування документообігу – від досить простих до охоплюють буквально всі його аспекти.

До першого типу рішень можна віднести концепцію MPS (Managed Print Services), що означає «Система управління печаткою». Вона передбачає оптимізацію офісного друку вхідних і вихідних документів на папері, рідко виходячи за рамки цього завдання.

Набагато більша комплексність і універсальність лежить в основі концепції MDS (Managed Document Services), представленої в 2007 році компанією KYOCERA Document Solutions.

KYOCERA Document Solutions – дочірнє підприємство великої японської корпорації KYOСERA (складається з 208 компаній), яка була заснована в 1959 році і в даний час займає третє місце в світі по випуску сонячних батарей і лідируюче положення в Японії і світі з виробництва широкого ряду продукції: від споживчих товарів до електронних компонентів. У свою чергу компанія KYOCERA Document Solutions – це спеціалізоване підприємство, що займається на світовому ринку виробництвом і продажем друкованої офісної техніки, супутніх витратних матеріалів, розробкою і впровадженням систем і сервісів їх обслуговування – включаючи систему управління документообігом MDS.

Згідно з концепцією, система MDS пропонується KYOCERA Document Solutions в якості єдиної сукупності послуг з оптимізації і скорочення витрат документообігу. У свою чергу, під документообігом KYOCERA Document Solutions має на увазі друк, зберігання, відправку і захист документів від несанкціонованого доступу, адміністрування і надання тих чи інших груп користувачів певних прав на використання документів, установку і програмне обслуговування корпоративних серверів хмарної друку і так далі. В рамках системи MDS компанія KYOCERA Document Solutions здатна надати замовнику – через авторизованих партнерів – апаратну основу у вигляді всієї необхідної офісної друкарської техніки, програмне забезпечення, послуги настройки, адміністрування та обслуговування. При цьому, KYOCERA Document Solutions знаходиться в постійному контакті з замовником і оперативно коригує і масштабує надані в рамках системи MDS елементи підтримки.

В даний час концепція MDS від KYOCERA Document Solutions вважається експертами однією з найефективніших. Наприклад, дослідження компанії Photizo Group показали, що її впровадження скорочує витрати по документообороту на 30 відсотків. Цифру в 30 відсотків підтверджує і міжнародне дослідницьке агентство IDC, один з лідерів аналітики ринку друкованих пристроїв.

Успішними прикладами використання системи MDS стали проекти KYOCERA Document Solutions, проведеними для компаній Deloitte, AEG, O2, Johnson & Johnson, РЕСО, MINI, VOLVO, AEG, «ДІТ», ERGO, Столичний ювелірний завод «АДАМАС» …

Як вибудовуються проекти MDS?

Тепер давайте подивимося, як саме відбувається взаємодія KYOCERA Document Solutions з компанією-клієнтом, яка бажає отримати ефективний, зручний і орієнтований саме на її потреби проект по оптимізації документообігу.

Першим кроком роботи KYOCERA Document Solutions з клієнтом в рамках проекту MDS завжди стає проведення комплексного дослідження існуючої в компанії системи документообігу. У його ході вивчається існуючий парк друкарської техніки, прораховується вартість друку документів, встановлюється графік навантаження на техніку, його сезонність і схильність іншим тимчасовим факторам. Також фіксується режим доступу до обладнання з боку співробітників. Режим обслуговування техніки і так далі.

Все це робиться для виявлення типових проблем документообігу, серед яких експерти KYOCERA Document Solutions традиційно виділяють чотири головних.

Перша типова проблема – це відсутність контролю за доступом до техніки з боку співробітників компанії. Через те, що будь-який бажаючий може роздрукувати документ зростає навантаження на обладнання. А з її ростом зростає і вартість відбитка – особливо при використанні повнокольорового режиму.

І добре, якщо співробітники друкують документи виключно в рамках своїх робочих завдань.Не секрет, що в багатьох компаніях друкована техніка використовується і в особистих потребах.

Друга проблема – це неоптимальна закупівля і використання друкарського обладнання. Без чіткого розуміння завдань і заздалегідь вибудуваної стратегії документообігу в офісах компаній накопичується занадто багато техніки. Нерідко вона представлена всіма наявними на ринку марками – що призводить до технічних проблем, несумісності, перевитрати ресурсів. Все це компанія намагається вирішити, роздуваючи штат обслуговуючого техніку персоналу – що знову-таки позначається на вартості друку та прибутку.

Третя проблема відноситься до функціональності сучасних друкуючих пристроїв. Вона стала досить широкою, що багато виробників з гордістю демонструють через призначений для користувача інтерфейс. В результаті робота з пристроєм стає вкрай неінтуітівнимі. У крайніх випадках інтерфейс друку і сканування сучасних МФУ і принтерів стає настільки складний, що співробітників доводиться спеціально навчати його використання. Зрозуміло, це позначається на тривалості окремих операцій документообігу.

Нарешті, четверта проблема, на яку вказує своїм клієнтам KYOCERA Document Solutions, це – дотримання конфіденційності і захист внутрішньої інформації компанії. При відсутності суворих правил друку документів, при недостатній перевірці співробітників на предмет їх виконання будь-яка важлива інформація в будь-який момент може виявитися в руках конкурентів. При цьому їм навіть не доведеться використовувати складні схеми промислового шпигунства: забуті в лотках принтерів документи можна зустріти практично скрізь, де до документообігу ставляться не надто серйозно.

Провівши аудит в компанії клієнта і виявивши існуючі проблеми документообігу, KYOCERA Document Solutions переходить до наступних кроків по впровадженню проекту MDS.

Ці кроки можуть включати часткове або повне оновлення парку офісної техніки для оптимізації його роботи, зменшення витрат на витратні матеріали, уніфікації процесів. Також оновлюється супутнє серверне обладнання, оновлюється програмне забезпечення, створюються хмарні сервіси, сервіси, пов’язані адмініструванням і захистом інформації.

Після цього – якщо у замовника є чітко виражений запит – фахівці KYOCERA Document Solutions проводять серію семінарів і тренінгів з користування новою системою, створеною за проектом MDS. Втім, в навчанні співробітників компанії рідко буває необхідність – система MDS в рамках проекту завжди добре налагоджена і знаходиться під контролем представників авторизованого партнера KYOCERA.

Але навіть передавши оновлену систему замовнику, KYOCERA Document Solutions продовжує надавати повноцінну підтримку проекту. Зокрема, регулярно проводиться аудит ефективності, вирішуються виникають технічні питання, а головне – відслідковуються зміни в самій компанії, що вимагають оновлення системи MDS.

Таким чином, проект MDS в тому вигляді, який пропонується KYOCERA Document Solutions – це повністю замкнутий цикл, постійно враховує і реагує на зміни як зовнішні (поява нових моделей офісної техніки, нових мережевих технологій, нових способів оптимізації документообігу), так і внутрішньо (зміна задач всередині компанії, її зростання, появу нових співробітників …).

Головне, що залишається в проекті MDS незмінним – це його основні цілі: досягнення економії при документообіг і створення оптимально працюючої системи управління бізнес-процесами друку.

Техноблог рекомендує:

Comments are closed.